Avbokningsregler

Vi följer branschorganisationen Visita´s rekommendationer.

För att skapa bra förutsättningar för ditt event, finns det några saker som du måste vara överens om med oss på Renströmmen. Vi presenterar det finstilta i form av frågor och svar för att du snabbt och enkelt ska få en överblick.

När, var, hur?

• Den som ansvarar för betalningen av konferensen räknas som beställare
• Bekräftelsen som du får räknas som ursprungsbeställning.
• Om du vill ändra i beställningen måste du göra det skriftligen till Renströmmen, som ska återkopplas till dig.
• Värdet på beställningen är det totala priset som du godkänt i bekräftelsen dvs. avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.
• Vid en preliminärbokning så måste det anges tydligt vid bokningstillfället att bokningen är preliminär. En preliminär bokning kan vara preliminär i max 4 veckor om inget annat är överenskommet.

Hur bokar jag en konferens?

Du kan boka en konferens muntligt eller skriftligt, via post, fax eller mail. Du ska alltid få en skriftlig bekräftelse från Renströmmen. Detta sker genom en bokningsbekräftelse skickas per mejl till dej. Vi ber dej läsa genom denna och återkoppla om något inte stämmer i innehållet.

Vad innehåller bekräftelsen?

I bekräftelsen ska det framgå vad som ingår i konferensen, vad allt kostar och hur många deltagare som kommer. Renströmmen väljer ett konferensrum som passar antalet deltagare om inget annat är överenskommet.

Vad gör jag med speciella önskemål?

Vill du beställa specialkost, extra utrustning och tjänster så meddela Renströmmen så tidigt som möjligt. Om dina önskemål kommer för nära inpå konferensen reserverar vi oss för att det inte alltid kan uppfyllas.

När och hur mycket kan jag avboka och ändra?

Konferensen kan avbokas eller ändras utan kostnad om du gör det i god tid. Olika procent gäller för hur nära inpå arrangemangets första dag du gör ändringen.

Avbeställning/avbokning av ett arrangemang tidigare än 4 veckor före arrangemangets första dag blir det ingen kostnad för beställaren.

Vid avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag gäller följande:

Mellan en till fyra veckor innan                           100% av lokalkostnaden

Mellan en till två veckor innan                            100% av lokalkost. samt 30 % av övr. bokningsvärde

En vecka innan                                                       100% av beställnings/bokningsvärde

Ändring av antalet deltagare i arrangemanget.

Ändring av antalet deltagare i arrangemanget så gäller följande:

En grupp upp till 40 personer måste ändringar göras senast 3 dagar innan.

En grupp över 80 personer måste ändringar göras senast 7 dagar innan.

Grupp över 80 personer enligt överenskommelse.

Om du inte håller tiderna ovan har Renströmmen rätt till hela beställningens värde, minus den procent som tillåts vid tidpunkten. För större evenemang, kvälls- och helgarrangemang gäller separata regler. Detta gäller om inget annat är överenskommet.

Vad händer om jag inte dyker upp?

För utebliven eller försenad ankomst och för tidig avresa tar vi ut full ersättning. Dessutom har Renströmmen alltid rätt till full ersättning för de tjänster som eventuellt inte går att avboka. Till exempel externa aktiviteter som bokats för din räkning.

Kan jag överlåta bokningen?

Du kan inte överlåta din beställning eller låta någon annan använda lokalerna utan att Renströmmen har godkänt det.

Hur och när betalar jag?

Renströmmen har rätt att ta ut handpenning och i vissa fall full förskottsbetalning. Om den överenskomna handpenningen inte betalas har Renströmmen rätt att avboka konferensen. Vill du bli fakturerad så är betalningsvillkoren 30 dagar om inget annat avtalats, därefter debiteras dröjsmålsränta och administrativ avgift. Faktureringsavgift tillkommer på bokningar/beställningar under 500: -. Vid fakturering via post så tillkommer en faktureringsavgift på 50:-. Vi fakturerar privatpersoner endast i samband av större evenemang som bröllop, minnesstunder etc.

Kan Renströmmen ändra bokningen?

Vid strejk, brand, inskränkningar i leveranser och annat som Renströmmen inte kan påverka har vi rätt att avboka eller ändra konferensen/arrangemanget, utan att ersätta dig för eventuella skador. Renströmmen kan också när som helst avsluta eller avboka konferensen/arrangemanget om det stör den övriga verksamheten eller om Renströmmens rykte eller säkerhet är i fara.

Kan priserna ändras?

Renströmmen har rätt att justera kostnaderna i beställningen om det sker ändringar som vi inte kan på verka, t ex skatteändringar. Skulle detta hända meddelar vi dig direkt. Renströmmen har också rätt att höja priserna när beställningen går över ett årsskifte om det har specificerats i bekräftelsen.

Vem ansvarar för skador och värdesaker?

Renströmmen ansvarar inte för saker som förvaras eller glöms i lokalerna. Undantag är om vi gjort en skriftlig överenskommelse eller om medarbetare på Renströmmen orsakat förlust eller skada genom slarv. Du ansvarar för skador som deltagare, bokade artister och specialutrustning vållat, både vad gäller fastigheten och inventarier. Det gäller också om ni behöver städning utöver det normala.

Kan jag skicka material i förväg?

Om du vill skicka material i förväg ska Renströmmen godkänna det. Vi tar inte ansvar för leveranser som kommer bort på vägen. Allt du tar med måste du ta med från anläggningen direkt efter konferensen/arrangemanget. Om du lämnar kvar något har Renströmmen rätt ta bort det på din risk och bekostnad.

Kan jag ändra i lokalen?

Du kan överens med Renströmmen i förväg bestämma hur du vill att lokalen ska möbleras och utrustas. Du ansvarar för att alla deltagare vet vilka regler som gäller på plats.

Kan jag själv ordna med maten?

Nej, Renströmmen har ensamrätt att servera mat och dryck under konferensen/arrangemanget. Vi kan godkänna undantag. Vi har rätt att ta ut en avgift och överenskommelsen ska alltid finnas på papper.

Kan jag filma på Renströmmen?

Du måste ha Renströmmens tillstånd att filma eller fotografera, men det är för det mesta inga problem.

Kan jag bjuda in med Renströmmens namn?

Självklart kan du göra det.

Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visita´s ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.

Ovanstående regler gäller om inget annat är överenskommet.